Qué KPIs medir primero, y por qué la lista larga no sirve
Por Haab Technologies, S.A.|
El primer tablero de casi toda empresa tiene demasiados indicadores. Se arma con los que la herramienta ofrece de fábrica o con los que alguien vio en una presentación, y el resultado es una pantalla llena que nadie usa para decidir nada. Elegir KPIs es sobre todo descartar.
Guía base¿Qué es Business Intelligence y para qué sirve en una empresa?
Si el número cambia, ¿qué hacés distinto?#
Es la única prueba que necesita un indicador candidato. Si la respuesta es «nada» o «lo reviso», no es un KPI: es un dato. Puede estar en un reporte, pero no en el tablero que mirás todos los días.
Un indicador útil tiene dueño, umbral y acción. Dueño: quién responde por él. Umbral: a partir de qué valor hay que actuar. Acción: qué se hace cuando lo cruza. Sin esas tres cosas, el número solo informa.
Cada KPI necesita su definición escrita#
«Ventas del mes» parece obvio hasta que dos áreas lo calculan distinto. ¿Cuenta la orden, la factura o el cobro? ¿Netas de devoluciones? ¿Con impuesto o sin? ¿La venta de ayer facturada hoy, en qué mes cae?
Ninguna respuesta es la correcta en abstracto; la correcta es la que tu empresa acuerde y escriba. Lo que no se puede es dejarlo implícito, porque entonces cada tablero hereda el criterio de quien lo armó y los números dejan de compararse entre sí.
Tres o cuatro, no treinta#
Uno de dinero que entra
Ventas netas, margen bruto o cobranza vencida. El que mejor describa cómo gana dinero tu operación.
Uno de dinero que sale
Compras del período, cuentas por pagar por vencer, o costo por unidad producida.
Uno de operación
Rotación de inventario, cumplimiento de entregas, disponibilidad de planta. El que mida si la máquina funciona.
Uno de alerta
Algo que avise de un problema antes de que pegue en los otros tres: proveedores por vencer, stock bajo mínimo, facturas sin registrar.
Lo que casi nadie mide y debería#
En compras hay un indicador que suele faltar y es barato de construir: cuántas facturas recibidas están registradas en el ERP, contra cuántas emitió tu proveedor a tu nombre. La brecha entre esos dos números es crédito fiscal que estás perdiendo y gasto que no está en tu contabilidad.
Se puede medir en cuanto la recepción de documentos deja de ser manual, porque recién entonces existen las dos cifras para comparar. Es el caso de automatizar el registro de las facturas de compra: además del tiempo que ahorra, produce un dato que antes no existía.
Medir lo fácil en lugar de lo importante#
De la lista al tablero#
Una vez acordados los pocos indicadores y sus definiciones, montarlos es trabajo conocido. BI Analytics los construye leyendo directo de tus bases, así que el tablero muestra el número de ahora y no el de la última extracción.
Si querés entender primero qué es y qué no es Business Intelligence, empezá por la guía base.
¿Qué decisión estás tomando sin el número?
Contanos cuál es y armamos juntos la definición y el indicador que la responde.
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